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Job description
Aluta Consulting Services, cabinet de conseil spécialisé en IT et IA, recherche un(e) Assistant(e) de Bureau & Personnel fiable, organisé(e) et mobile pour soutenir les activités quotidiennes de l’entreprise. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le principal de la société et serez responsable d’une variété de tâches administratives, de coordination et de missions sur le terrain, le tout en utilisant les outils Microsoft 365 et les dernières solutions d’intelligence artificielle.
**Missions principales**
- Obtenir des devis, coordonner les entrepreneurs pour les rénovations immobilières, assurer le suivi sur site et vérifier la conformité des travaux.
- Gérer les services et réparations du véhicule de fonction : prise de rendez‑vous, dépôt/retrait du véhicule, mise à jour du registre d’entretien.
- Réaliser les achats de fournitures selon une liste préétablie et effectuer les courses (poste, banque, licences, recouvrements).
- Organiser les rendez‑vous, tenir à jour le planning hebdomadaire, concilier la carte d’entreprise chaque semaine.
- Gérer l’agenda du directeur, trier et prioriser les e‑mails selon des règles définies, rédiger des réponses types à valider.
- Classer, formater et relire les documents (lettres, propositions), veiller à la bonne tenue du stock de bureau, accueillir les appels et les visiteurs.
- Mettre à jour le CRM, préparer les factures et les documents fournisseurs pour le comptable, programmer les publications sur le site web et LinkedIn à partir de contenus fournis.
**Profil recherché**
- Minimum Matric, expérience en administration, assistance de direction, réception ou coordination (préférée).
- Permis de conduire catégorie B (08) valide avec au moins 2 ans d’expérience de conduite.
- Maîtrise d’Outlook, Word, Excel ; à l’aise avec WhatsApp, les commandes en ligne et capable d’apprendre rapidement de nouveaux outils (Copilot, ChatGPT).
- Excellente maîtrise écrite et orale de l’anglais ; rigueur, ponctualité, sens de la confidentialité.
- Références professionnelles disponibles.
- Résider à une distance raisonnable de Westville (ZA).
**Atouts**
- Expérience en coordination de maintenance de véhicules ou de travaux de construction.
- Certificat en administration ou niveau N6.
- Connaissances de base en facturation et comptabilité.
**Ce que nous offrons**
- Rémunération de R6 000 à R9 000 par mois selon l’expérience.
- Véhicule de fonction pour les déplacements professionnels.
- Laptop fourni et formation complète aux outils Microsoft 365 et aux solutions IA.
- Environnement de travail dynamique au sein d’une équipe innovante.
Si vous êtes une personne proactive, capable de mener à bien les tâches sans supervision et de gérer les informations sensibles avec discrétion, envoyez dès maintenant votre CV.
**Postulez dès aujourd’hui et rejoignez Aluta Consulting Services !**
