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وصف الوظيفة
Santan Shared Services, filiale du groupe d’assurance leader en Afrique du Sud, recherche un(e) Réceptionniste Front Office pour renforcer son équipe à Tygervalley, Cape Town. En tant que premier point de contact de l’entreprise, vous incarnerez l’image professionnelle, sécurisée et chaleureuse de Santan, tout en assurant le bon fonctionnement du front office et le soutien administratif quotidien.
**Missions principales**
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les visiteurs, clients, partenaires et fournisseurs, en veillant à leur offrir une expérience d’accueil irréprochable.
- Identifier les besoins des visiteurs, les orienter vers les interlocuteurs ou services appropriés et assurer le suivi des demandes.
- Gérer le standard téléphonique, filtrer les appels, prendre les messages et assurer la transmission efficace des informations.
- Effectuer les tâches de secrétariat : rédaction de courriers, prise de notes, mise en forme de documents, gestion de la correspondance électronique.
- Planifier, préparer et équiper les salles de réunion (configuration du matériel audiovisuel, disposition des sièges, rafraîchissements) et assurer le suivi des réservations.
- Maintenir la propreté et l’ordre des espaces d’accueil, signaler les besoins de maintenance et coordonner les interventions des prestataires externes.
- Contrôler le flux des visiteurs grâce au système de gestion des accès, veiller au respect des procédures de sécurité et de confidentialité.
- Participer aux réunions internes avec les utilisateurs et les managers, recueillir les besoins de service, rédiger les comptes‑rendus et assurer le suivi des actions.
- Produire des rapports standards (statistiques de fréquentation, incidents, demandes de service) et informer les parties prenantes du statut des dossiers.
- Contribuer à l’amélioration continue du service d’accueil en proposant des solutions innovantes et en participant aux projets transversaux.
**Profil recherché**
- Minimum 2 ans d’expérience réussie dans un poste similaire (réception, front office, secrétariat) au sein d’une grande structure ou d’un environnement multinational.
- Excellentes compétences relationnelles, sens du service client et capacité à gérer des situations variées avec diplomatie.
- Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit ; la connaissance d’une troisième langue est un atout.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (MS Office, Google Workspace) et des systèmes de gestion des visiteurs.
- Sens de l’organisation, rigueur administrative et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
- Présentation soignée, attitude professionnelle et esprit d’équipe.
- Disponibilité pour travailler en horaires de bureau standards, avec une flexibilité ponctuelle selon les besoins opérationnels.
**Ce que nous offrons**
- Un contrat à durée indéterminée (CDI) avec une rémunération compétitive et des avantages sociaux attractifs (assurance santé, plan de retraite, congés payés).
- Un environnement de travail moderne, sécurisé et convivial au sein d’un campus dynamique à Tygervalley.
- Des opportunités de formation continue et de développement de carrière au sein du groupe Santan.
- Un accès à des programmes de bien‑être (sport, activités culturelles) et à des espaces de détente.
- Une culture d’entreprise axée sur la diversité, l’inclusion et la responsabilité sociale.
Rejoignez Santan Shared Services et participez activement à la création d’une première impression mémorable pour nos visiteurs tout en développant vos compétences administratives dans un cadre stimulant et international.
